实用Excel技巧分享：“分列工具”的几种实用操作

突然脑洞大开，发现了分列工具不单单是把一列数据分成两列、三列那么简单，它还有好几种其他用途：

1、数据分成多列

2、快速输入日期数据

3、提取数据中的某一段数据

①提取数据显示在原位

②提取数据显示在指定列

下面分别给大家讲一下这几种用途的实际操作方法。

1、数据分成多列

在日常工作中，录入数据有时很随意，经常会有格式不统一的情况，如领用物料的名称、型号录入为“A-234””A 234”等。如下图所示的每日物料领用登记表中，品名和规格都录入了F列单元格，并且格式不统一。

后期数据统计时，我们需要对F列数据进行分列，把名称、型号分开。如何进行呢？

名称和型号分开就意味着要增加一列数据，因此首先需要增加一个空列。将鼠标放在列号G上，当鼠标变成向下的箭头时，单击，则可选中G列数据。

在G列单击右键，点击插入。

可以看到F列后面插入了一列。

选中需要分列的数据区域。

单击“数据”选项卡下的“分列”按钮。

在弹出的对话框中，我们可以看到，数据分列可以按照“分隔符号”和“固定宽度”两种方式进行分割。

我们表格中的数据是被空格和“-”分隔开的，所以勾选“分隔符号”，设置好后点击下一步。

在新的对话框中，我们可以看到分隔符号有很多种，我们这里只需要勾选“空格”就可以了。其中的“Tab键”是默认勾选的，表示的是字符占用的位置，保持默认设置即可。

由于我们上面表格中的数据有的是被单个空格隔开，而有的是被多个空格隔开的，所以要勾选“连续分隔符号视为单个处理”，此时可以看到下方的数据预览，被空格隔开的数据已经被分开了。

在数据预览中可以看到被“-”隔开的数据还没有分列，所以还需要勾选“其他”，并在后面输入“-”。由于有的数据是被多个“-”分隔开的，所以要勾选“连续分隔符号视为单个处理”。此时可以看到下方的数据预览中，所有数据都被分隔开了。设置好后点击下一步。

在新的对话框中，可以设置更改数据格式，这个我们在后面讲解，这里直接点击完成即可。

此时可以看到数据已经被分成了两列，分出来的第二列数据默认显示在了G列。

2、快速输入日期数据

我们在表格中录入日期数据的时候，多数人的操作方法都是手动输入“-”或者“/”来分隔年月日数据，这样要同时输入数字和符号非常慢。

大家一定想不到，输入日期最快的方式竟然是采用数据分列！

如下图所示，我们先直接输入年月日的8位数字。（注意： 8位数字是指4位年份数字2位月份数字2位日子数字。譬如2月要输成02，5号要输成05。）

选中日期区域。单击“开始”选项卡下的“分列”按钮，在弹出的对话框中直接点击两次下一步，弹出如下所示的对话框。

在对话框中我们班可以看到，有多种格式可以选择。这里我们只需要在对话框中勾选“日期”，并在下拉菜单中选择“YMD”格式，既是中文常用的年月日的模式。如果要使用英文模式，可选择“MDY”模式，即月日年的模式。

设置好后，点击完成，即可看到最终结果。

3、提取数据中的某一段

①　提取数据显示在原位

在以往的操作中，我们需要从一长串字符里提取需要的字符时，都会使用函数，这里教大家用分列来实现。如下图所示，是人事部在考勤系统里导出的数据。

我们只想保留数据里面的日期，选中数据区域，单击“开始”选项卡下的“分列”按钮，因为这里的数据都是对齐的，我们可以直接勾选“固定宽度”来进行划分。当然如果你想用“分隔符号”也可以，前面已经讲过，这里不赘述。设置好后点击下一步。

在新对话框中，直接在下方数据预览的空白区域拖动鼠标，会出现分割线，需要几条分割线便拖动几次，将分隔线放在需要分隔的位置即可。设置好后点击下一步。

在新的对话框中，选中后面不需要的数据。

勾选上方的“不导入此列”。

设置好后，点击完成，即可看到结果。

此时我们可以看到，提取出来的日期直接显示在了原来的位置，而原始数据已经被替换掉了。

②　提取数据显示在指定列

我们日常工作中，最常使用字符提取的地方应该是从身份证号里提取出生年月日了吧。下面是录入的身份证号。

在前面的操作中，从考勤系统提取出的日期直接显示在了原来的单元格里，而原始数据被替代了。这里我们需要提取出年月日，并且保留原始数据，将提取出来的数据显示在H列。这里前面的几步操作和上面一样，选中数据，点击“分列”，选择“固定宽度”，拉出两条分隔线。设置好后点击下一步。

选中第一部分的数据，勾选“不导入此列”。

再选中最后一部分数据，勾选“不导入此列”。

选中中间部分的数据，点击“目标区域”右方的箭头。

此时分列向导自动收缩回去，在表格中选中H2—H11区域。

设置好区域后，点击分列向导右边的箭头。

分列向导会自动伸展出来，选择“列数据格式”为日期“YMD”，点击完成即可。

我们看到的最终结果如下：

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